1. Заключение договора. Если самозанятый гражданин оказывает организации услуги или выполняет работы, с ним следует заключить гражданско-правовой договор (договор подряда или договор возмездного оказания услуг). По общему правилу, договор между организацией и гражданином заключается в простой письменной форме (п.1 ст.161 ГК РФ).
2. Уточнение налогового статуса исполнителя - самозанятого. Самознятый гражданин представляет организации (в электронном виде или на бумажном носителе) справку о регистрации в качестве плательщика НПД. Формирование такой справки предусматривает мобильное приложение «Мой налог».
Организация может самостоятельно проверить налоговый статус гражданина в сервисе «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход» на официальном сайте ФНС России. Для проверки статуса надо указать ИНН самозанятого и дату, на которую требуется узнать налоговый статус контрагента.
В виду того, что процедура регистрации самозанятого, снятия с регистрации предельно проста, организации целесообразно уточнять налоговый статус самозанятого на каждую дату выплаты ему дохода.
3. После выполнения работ самозанятый передает заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог». Самозанятый гражданин формирует чек независимо от формы осуществления расчетов: наличными; с использованием электронных средств платежа; в безналичном порядке на банковский счет.
В чеке должны содержаться обязательные реквизиты, указанные в п.6 ст.14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (далее – Закон № 422-ФЗ»).
Только при наличии чека организация вправе не удерживать НДФЛ с суммы выплачиваемого гражданину вознаграждения и не уплачивать страховые взносы. В случае утраты гражданином статуса налогоплательщика НПД, с выплат такому физическому лицу удерживается НДФЛ и на них начисляются страховые взносы.
4.Учет расходов на выплаты самозанятым. Выплаты самозанятым учитываются организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Чтобы учесть такие выплаты в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо наличие чека от самозанятого.
Если организация заключает с самозанятым договор о выполнении работ (оказании услуг), дополнительно следует оформлять акт, в котором отражается период или дата выполнения работы (оказания услуги).
Сотрудничество с самозанятыми дает организациям возможности для налоговой оптимизации. Чтобы минимизировать риски, необходимо учесть следующие положения Закона № 422-ФЗ.
- Совмещение трудовой деятельности и деятельности, облагаемой НПД, не запрещено. Доходы от трудовой деятельности не облагаются НПД. Если гражданин, который зарегистрирован в качестве самозанятого, параллельно работает по трудовому договору в другой организации, его заработная плата будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.
- Не признаются объектом налогообложения НПД доходы физического лица от выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам, при условии, что заказчиками услуг (работ) выступают работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее 2 лет назад.
При этом существуют риски признания заключенных с самозанятым гражданско-правовых договоров без соответствующих оснований, трудовыми договорами. ФНС России и Роструд проводят проверки работодателей, которые фактически привлекают самозанятых в качестве работников, оформляя их по гражданско-правовым договорам.
При выявлении фактов, когда договор с самозанятым заменяет трудовые отношения, организация может быть привлечена к административной ответственности на основании ч.4 ст.5.27 КоАП РФ. Кроме того, налоговые органы доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.
ФНС России, при принятии решения о переквалификации гражданско-правового договора в трудовой, выделяет следующие признаки необоснованного заключения гражданско-правового договора:
- организационная зависимость самозанятого от заказчика (регистрация физического лица в качестве плательщика НПД – обязательное условие заказчика; заказчик распределяет самозанятых по объектам (маршрутам), исходя из производственной необходимости; заказчик определяет режим работы самозанятого, включая продолжительность рабочего дня (смены), время отдыха; работник заказчика непосредственно руководит самозанятым и контролирует его работу на объекте (администраторы объектов));
- инфраструктурная зависимость самозанятого (выполнение работы с полным использованием материалов, инструментов и оборудования заказчика);
- порядок оплаты услуг самозанятому и учет оказываемых услуг аналогичен порядку, установленному Трудовым кодексом РФ.
ФНС России разработала алгоритм выявления возможной налоговой оптимизации, когда работников подменяют самозанятыми. Он основан на анализе сведений, поступающих от налогоплательщиков НПД в режиме онлайн, с данными, представленными их бывшими работодателями. При этом анализируется динамика страховых выплат, среднесписочная численность работников, показатели среднеотраслевой нагрузки, персональная история трудоустройства самозанятого, источники и суммы его доходов.
Учитывая налоговые риски, а также риски признания отношений с самозанятыми гражданами трудовыми, организациям необходимо предварительно проанализировать условия гражданско-правовых договоров с самозанятыми лицами и исключить из них положения, характерные для трудовых отношений.